Only BUSINESS

Электронные письма и как их писать

Понедельник, 09 Января 2017 10:00
Электронные письма и как их писать

Ведение деловой переписки по электронной почте: правила и этикет, конфиденциальность и оформление, повышение эффективности и пошаговая инструкция по составлению официального письма.

Праздники прошли и пора снова включаться в трудовые будни. Сегодня хочу рассмотреть важную тему, которая актуальна сейчас для меня, как никогда. Раньше особо не задумывалась о том, как важно уметь правильно составить деловое электронное письмо, чтобы не обидеть собеседника, заинтересовать, расположить к себе.

Тем, кто постоянно общается по электронной почте, достаточно одного короткого послания, чтобы составить о вас свое мнение.

Как писать электронное деловое письмо

«Грамотная речь, знание элементарных ПРАВИЛ ДЕЛОВОГО ЭТИКЕТА, уважение к собеседнику в виде своевременного ответа – это уже немало!»

Чтобы произвести хорошее впечатление, нужно совсем чуть-чуть постараться. А вот исправить ситуацию и мнение о вас человека, получившего неграмотное непонятное письмо в ответ на важный вопрос, будет гораздо труднее.

Тот, кто сидит по другую сторону монитора, не видит лично вас. Не поддастся обаянию, не поймет, что вы просто спешили и написали полную белиберду, находу одевая ребенка или летя на пары. В электронном письме вы – это буквы и переданный ими смысл, поэтому нужно сделать так, чтобы послание способствовало налаживанию коммуникации.

Как писать электронное деловое письмо

Почему так важно уметь вести электронную переписку?

Общение по электронной почте предполагает те же правила, что и ведение переговоров лично или по телефону. Но, ввиду некоторых особенностей этого канала коммуникации, все же, требует изучения и усвоения ряда правил.

«Для меня ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА – это постоянная связь с очень широким кругом людей»

Раньше не было столь распространено общение в социальных сетях, вайбере или вотсапе, поэтому отправка и получение сообщений по e-mail часто были единственной возможностью обмениваться новостями, вести переговоры, пересылать фото и т.д.

Как писать электронное деловое письмо

Сегодня появилось гораздо больше каналов коммуникации, которые постоянно совершенствуются и трансформируются. Если еще несколько лет назад ВКонтакте я общалась только с друзьями, то теперь в списке фрэндов у меня есть немало заказчиков.

«Невообразимо, но в соцсети можно даже ИНТЕРВЬЮ брать!»

В режиме реального времени задавать вопросы, получать ответы, потом весь этот текст редактировать, форматировать, вставлять присланные фото и публиковать на веб-портале. Можно даже из дому не выходить.

Конечно же, не все так уныло: личное общение для меня (уверена, нас таких много) по-прежнему в приоритете. Я предпочитаю встречаться с друзьями за кофе и фото показывать лично, разговоры по телефону не затягивать, а новостями с близкими обмениваться на уютной кухне.

Как писать электронное деловое письмо

«С другой же стороны, ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ прочно вошли в нашу жизнь…»

Особенно мою, где с Интернетом напрямую связана работа. Какие-то процессы удалось оптимизировать, какие-то – ликвидировать, что-то освоить, с чем-то смириться.

Электронная почта для меня по-прежнему является важным каналом коммуникации, поэтому вопрос о правильном ведении деловой переписки очень актуален. И, не желая довольствоваться обрывочными сведениями и случайными советами, я постаралась более подробно во всем разобраться.

Электронные письма и как их писать

Общие правила ведения деловой переписки

Деловое общение – неотъемлемая часть жизни любого человека. Ежедневно приходится общаться с коллегами и начальством, клиентами и деловыми партнерами. Даже если вы не офисный работник, а фрилансер, вам тоже часто или не очень нужно отвечать на письма заказчиков, искать потенциальных работодателей и т.д.

Многим кажется, что общение в Интернете предполагает больше вольностей – особенно часто так заблуждаются те, кто не заключен в формате офиса и является представителем той или иной креативной профессии.

«Опасно думать, что ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА позволяет больше, чем личное общение!»

Общие правила ведения деловой переписки

Нередко именно из-за незнания элементарных правил ведения переписки и неспособности наладить общение проекты закрываются, не начавшись. И хорошую работу получают те, кто, возможно, менее достоин, но более презентабелен на этапе зарождения профессиональных отношений.

Так или иначе, но знать правила ведения деловой электронной переписки нужно. Ведь каждое письмо становится визитной карточкой отправителя и отображает его деловую позицию.

«Чтобы общение было ПРОДУКТИВНЫМ И КОМФОРТНЫМ, нужно помнить о деловой этике и элементарных правилах хорошего тона…»

Как писать электронное деловое письмо

Общие правила ведения деловой переписки, независимо от того, идет ли речь об электронной почте или обычной корреспонденции, универсальны:

1. Уважение к личности и деловой позиции оппонентов – как бы ни повернулось дело, всегда нужно соблюдать учтивость и благожелательный тон. Даже самая жесткая позиция должна быть изложена без оскорблений и перехода на личности, аргументированно и твердо

2. Обязательное соблюдение конфиденциальности – в том формате, в котором предполагают формат общения, тема, сфера взаимодействия и т.д.

3. Внимание к деловым интересам оппонента

Электронные письма и как их писать

4. Отсутствие орфографических, грамматических, синтаксических и др. ошибок – обязательно, это базовое требование

5. Пунктуальность в обмене информацией

6. Честность и понятность изложенных мыслей и предложений, чтобы оппоненту не приходилось ни о чем догадываться и «читать между строк»

7. Оперативный ответ: на электронное письмо ответить нужно в течение одного дня. Если для обдумывания ответа нужно больше времени, желательно уведомить об этом оппонента с указанием примерного срока ожидания ответа

Пошаговая инструкция по составлению официального электронного письма

Пошаговая инструкция по составлению официального электронного письма

1. Четко и грамотно оформлять поле «Тема/ Subject» - для экономии времени адресата и возможности мгновенно оценить содержание письма

2. Спокойное приветствие и персональное обращение – письмо становится более персональным, повышается доверие. Игнорировать имя адресата некорректно

3. Точность адресации – поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия». Тут есть нюансы:

  • если имя получателя стоит в поле «Кому» - отправитель ждет ответа;
  • если в поле «Кому» указано несколько адресатов – отправитель ждет ответа от каждого;
  • если имя находится в поле «Копия» - отправитель хочет поставить в известность адресата о сути вопроса, но ответа не ждет. Переписка не ведется, а если есть желание вмешаться, так и пишут: «Позвольте присоединиться к обсуждению…», «Позвольте высказать свое мнение…» и т.д.;
  • если имя получатель стоит в поле «Скрытая копия», о нем не узнает никто из вовлеченных в переписку, но он увидит все письма

Советы по написанию электронного делового письма

4. Корректная работа с информацией – является серьезным инструментом для создания определенного имиджа отправителя, настроя на деловой тон и важные обсуждения:

  • объем письма должен укладываться в один экран;
  • максимальный объем вложений не превышает 3МГб, файлы для пересылки лучше форматировать в rar или Zip;
  • язык сообщения должен быть максимально понятен и прост – минимум непонятных сокращений, сленга, англицизмов и аббревиатур, которые могут ввести получателя в заблуждение или вызвать недоумение, вопросы и т.д.;
  • при ответе на предыдущие письма ответ нужно писать вверху, чтобы получатель не прокручивал всю переписку;
  • не стоит писать новое письмо в ответ на предыдущее – лучше воспользоваться кнопкой «ответ», что сохранит переписку и сделает комфортным просмотр информации;
  • недопустимо выделять информацию ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ;
  • ссылки в письме выделяются традиционным синим;
  • количество цветов текста не должно превышать 2-3, лучше – без цветового выделения;
  • враги официальной переписки – восклицательные знаки.

Советы по написанию электронного делового письма

5. Подпись и контактная информация – в блоке, привязанном к окончанию каждого письма, указывают: имя и фамилию, указание должности (если актуально), контакты (телефон, e-mail, адрес сайта, аккаунты в соц. сетях и все, что облегчит обратную связь)

6. Вставки RE и FWD почтовыми клиентами обычно ставятся автоматически: ответ и пересылка письма, соответственно. Эти короткие символы дают возможность понять адресату, что тема обсуждалась ранее и это ответ на письмо или же письмо было переслано. Если адресат не знает о сути пересылаемого письма, в самом верху можно добавить что-то от себя, вводя в курс дела

7. О наличии вложений в письме принято сообщать («прайс прикреплен к письму», «фото в приложении» и т.д.)

Советы по написанию электронного делового письма

Советы по написанию электронного делового письма

1. Письмо начинают всегда с приветствия – формального и адресного. Современная практика позволяет обращаться без отчества, но на «Вы» и все равно формально (вместо «Добрый день, Анастасия Витальевна!» допустимо «Здравствуйте, Анастасия!»). Можно вставить небольшой уместный комплимент («ознакомившись с Вашими великолепными работами…» и т.д.)

2. Если получатель просил прислать ему письмо, об этом стоит упомянуть

3. С адресатом общаются на его языке – не стоит сыпать терминами, обращаясь к непрофессионалу и писать коллеге «ну, вы поняли, о чем я». Все мысли и предложения, идеи излагаются предельно ясно, лаконично и понятно

4. Недопустимо использование транслита, кроме редких ситуаций, когда нужно срочно отправить письмо с мобильного, к примеру

5. Деловые письма должны быть короткими, емкими, информативными, выдержанными – указывать точную информацию, конкретные данные, не добавлять «воды» и писать только по делу

Советы по написанию электронного делового письма

6. Если в письме нужно рассмотреть несколько вопросов, каждый из них можно пронумеровать и разделить пустой строкой. Структурированность письма даст возможность «не потерять» ни одной детали, все обсудить и не допустить недоразумений

7. На просьбы дают подробный ответ – не «Ок» или «Хорошо», а «Хорошо, работа будет выполнена в указанные сроки, о выполнении извещу и т.д.»

8. После того, как письмо составлено, его обязательно нужно вычитать: убрать лишнее, исправить ошибки, исключить недоговоренности и непонятные фразы

9. Если в письме вмещена важная информация, его стоит отметить специальным флажком

10. Перед отправкой письма стоит удостовериться в хорошем соединении (да, и так бывает: письмо вроде отправлено, ждешь ответа, а оно не «ушло»), нажать на соответствующую кнопку и подождать сообщения, что «письмо отправлено», лишь потом закрывать страницу

11. Адрес получателя вставлять стоит лишь после составления текста письма, добавления вложений, тщательной проверки, чтобы случайно не «ушло» недописанное или неоткорректированное послание

Электронные письма и как их писать

А как вы пишете официальные письма? Или не приходилось? Пользуетесь электронной почтой часто для решения деловых вопросов или только для развлечений, получения рассылок и извещений? Обмен советами и опытом приветствуется в комментариях;) L

YOU MAY ALSO LIKE

 ABOUT              CONTACTS 

 

Обо мне - Анастасия Манаенкова

Hi! I am Anastasiya, journalist, blogger and traveller from a small eastern town.

This blog is about love.

Different love, but so strong, that gives me a possibility to meet every day like a chance to become more wizer, kinder, stronger.

Draw new experience in everything, never despair and believe in wonders.

Inspire! 

Welcome to my world!

Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

***

Самое ПОПУЛЯРНОЕ:

  

ПОИСК ПО АРХИВУ:

ПОДПИСКА НА НОВОСТИ:

Спасибо, что заглянули в блог! Читайте, вдохновляйтесь, комментируйте, делитесь своими мыслями и идеями. Я всегда рада новым читателям и знакомствам! Буду благодарна за НЕ использование материалов и фото без активной ссылки на ресурс или моего разрешения. 

Thank you for popping in! Feel super free to contact, comment or connect, i'd love that! Thank you for NOT using my pictures without permission!

 


В большинстве публикаций размещены фото моего собственного авторства. Источник других фотографий указан под ними либо в тексте. Я уважаю права автора и стараюсь указывать все данные верно. Если же вы увидели свою работу с неверной подписью – просто напишите мне, я все исправлю.

 

Copyright © 2015-2017 - Блог Анастасии Манаенковой 

top